Yönetici asistanlığı, büro yönetimi söz konusu olduğundan akla ilk gelen iş pozisyonlarından biridir. Yönetici asistanları, belli başlı işleri yerine getirerek ve görev tanımına uyarak çalıştığı sektöre katkı sunar. Peki yönetici asistanı esasen ne iş yapar? Farklı sektörler dahilinde yönetici asistanının görev ve sorumlulukları nelerdir? Yazımızda merak edilen soruları yanıtladık.
Yönetici Asistanı Nerelerde Çalışır?
Yönetici asistanının ne iş yaptığını detaylandırmadan önce nerelerde çalışabildiğine bir göz atalım. Yönetici asistanlığı mesleği, yönetici veya yöneticilerin olduğu çoğu sektörde yer alabilen mesleklerden biridir. Özellikle üst düzey yönetici asistanlığı pozisyonu, idari destek sağlamak amacıyla işletmelerinin olmazsa olmaz pozisyonları arasındadır. Genel olarak yönetici asistanının çalışma alanları şu şekildedir:
- Sağlık
- Eğitim
- Savunma-Sanayi
- Endüstriyel Üretim
- Hukuk Büroları
- Danışmanlık Merkezleri
- Sivil Toplum Kuruluşları
- Finans Kuruluşları
- Sosyal Güvenlik Kurumları
Böyle bir sıralama yapmak mümkün olmakla beraber idari işlerin yer aldığı hemen hemen her sektörde yönetici asistanının çalışma durumu vardır. Yönetici asistanları çalıştıkları sektör ve iş yeri dahilinde idari ve proje işlerinde görev alırlar. Örneğin, eğitim sektöründe yer alan bir yönetici asistanı, etkinlikler ve olası eğitim planları konusunda yöneticiye gerekli bilgi akışını sunar. Yine seyahatları düzenleme ve raporları hazırlama da yönetici asistanının görev tanımında yer alır. Şimdi, yönetici asistanlığını mesleğinin içeriğinde yer alan görevlere bir göz atalım.
Yönetici Asistanı Ne Yapar?
Yönetici asistanı, büro yönetimi ve sekreterlik konusunda bilgi sahibi olarak mesleğini yerine getirir. Yönetici asistanları bir nevi yöneticilerin danışmanlarıdırlar. Gerektiği zamanda yönetici asistanları, yöneticileri belli durumlarda uyarabilir ve etkin karar almasında rol oynayabilir. Tabii ki bu yönetici asistanının bu rolü, daha çok üst düzey yönetici asistanlığı için geçerlidir. Yönetici asistanının görev tanımını şu şekilde özetleyebiliriz: “Yönetici ve işletmenin organizasyon koordinasyonu ve iletişimi sağlayarak yöneticiyi bilgilendirmek.”
Yönetici asistanının görevlerini ifade eden genel işler ise şu şekildedir:
- Büro yönetimi kapsamında dosya ve raporları düzenlemek,
- Dosya ve raporları arşiv yönetimi kapsamında ele almak ve takip etmek,
- Görev ve yetkisi gereğince ilgili yöneticisine veya amirlerine bilgi akışında bulunmak,
- Departmanların, birimlerin ve yöneticinin randevu ve görüşmelerini ayarlamak,
- Özel günlerde işletme ve yönetici adına gerekli yerlere hediye ve gerekli ikramları göndermek,
- Yöneticiye gelen ziyaretçileri karşılamak ve yönlendirmek,
- İşletme ve yönetici için resmi, anma ve özel günleri içeren mesajları ilgili kişilere göndermek,
- Yurt içi ve yurt dışı seyahat organizasyonlarını planlamak,
- Posta ve kargo işlemlerini diğer departmanlar ile birlikte yürütmek,
- Yönetici toplantılarının verimli bir şekilde yönetilmesi için bilgi ve veri aktarımında bulunmak.
- Yönetici veya yöneticilerin istemesi durumunda gelen e-posta yazışmalarını yönetmek,
- Yöneticinin isteğine bağlı olarak ilgili iş veya işletme için günlük, haftalık veya aylık raporlar hazırlamak.
Görüldüğü üzere yönetici asistanı görev tanımı biraz da ilgili işin niteliğe ve yöneticini inisiyatifine bağlıdır. Yine sektörün gerektirdikleri ve işletmenin yönetim işleyişi de yönetici asistanının görevlerini belirlemede etkilidir.
Yönetici Asistanının Mesleki Özellikleri Nelerdir?
Yönetici asistanının genel işlerine göz attığımıza göre bir de kimlerin, nasıl yönetici asistanı olabileceğinden söz edelim. Yönetici asistanı olmak isteyen birinin mesleki özellikler hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Mesleki özellikler olarak ifade edilen kavram, mesleğin gerektirdikleridir. Yönetici asistanlığı açısından öne çıkan mesleki özellik ise üst düzey insan ve iletişim ilişkileridir.
Yönetici asistanları, hem yönetici hem de diğer departmanlar ile iş birliği içerisindedir. Bu iş birliğini belli bir rutinde sürdürmek için sözlü ve yazılı iletişim becerileri gerekir. Karşılaşacağınız yönetici asistanı iş ilanlarında da öncelenen kriterlerden biri iletişim kurma ve yönetme becerileridir. Yetiştirilmek üzere göreve başlayacak bir yönetici asistanı da dahil olmak üzere beklenen şey iletişime açık olarak işletme yönetiminde rol almasıdır.
Önemli bir kriter olarak iletişim becerileri haricinde, eğitim şartı da karşılanması gerekenler arasındadır. Yönetici asistanlarının bir bölümü 2 yıllık büro yönetiminden mezunken çoğu ise farklı bölümlerden mezunlardır.
Bilhassa üst düzey yönetici asistanlığı mesleği; işletme, iktisat, ekonomi, halkla ilişkiler ve yabancı dil bölümlerinden mezun olanların hedeflediği meslekler arasındadır. Kimi üst düzey şirketler, İngilizce dil yetkinliğine önem verdikleri için bir öncelik olarak İngilizce dilini akıcı şekilde konuşma ve yazma niteliğini isterler. Bundan dolayı da başta İngiliz Dili ve Edebiyatı mezunları olmak üzere diğer yabancı dil bölüm mezunları da yönetici asistanı iş ilanlarına başvurabilirler.
Eğitim ve yabancı dil yetkinliği ile çoğu iş alanında istenen bilgisayar kullanma becerisi de mesleki gereklilikler arasındadır. En az orta seviye bilgisayar bilgisi, yöneticinin plan ve programlarını seri bir şekilde yürütmek adına son derece önemlidir. Bilgisayar bilgisine ek olarak zaman ve stres yönetimini etkinleştirmek, analiz etme ve araştırma yetkinliklerine sahip olmak da meslekte uzun yıllar çalışabilmek için gerekli özelliklerdendir.
Yönetici asistanı ne iş yapar sorusundan hareket ederek mesleğin öne çıkan görevlerini detaylandırdık. Yönetici asistanlığına giden eğitim yolu hakkında daha fazlasını öğrenmek isterseniz büro yönetimi ve yönetici asistanlığı bölüm tanıtım yazımıza göz atabilirsiniz.
