İş ve eğitim hayatının bir parçası olan sunum, kimi insanların korkulu rüyasıdır. Bunun sebebi ise temelde topluluk önünde konuşma korkusu ve hazırlıksız planlamadır. Bu durumları önlemenin yolu ise sunum hazırlama teknikleri hakkında bilgi edinmek ve kendinizi sunuma hazırlamaktır. Peki etkili sunum teknikleri nasıl uygulanır ve en önemlisi kişi sunuma nasıl hazırlanır? Gelin, bu sorulara yanıt veren içeriğimize geçelim.
Etkili Sunum Teknikleri Nelerdir?
Etkili sunum teknikleri olarak ifade edilen kavram, doğru adımları izleyerek karşınızdaki kişilere yalın bir anlatım sunmayı içerir. Karşınızdaki kişiler, sizin muhatabınız olacağı için onların sıkılmayacağı ve anlayabileceği bir sunum planlaması yapmalısınız.
İlk Adım: Sunumun Hazırlanacağı Medyayı Planlama
Etkili bir sunumun ilk adımlarından olan sunum medyasını planlama, görsel-işitsel medya araçlarını belirlemeyi içerir. Görsel-işitsel medya araçları; sunumun içeriğini ortaya çıkarmak ve amaca yönelik ne tür görsellerin kullanılacağını gösterir. Ayrıca medya ortamına göre mesajı ve ana odak noktayı da belirleyebilirsiniz. Genel olarak medya ortamını belirleme aşamasında aşağıdaki unsurlara dikkat edilir:
- İzleyen herkesin rahatça görebileceği bir medya-slayt gösterisi hazırlama
- Basit ve anlaşılır görsel-işitsel materyalin kullanılması
- Görsel-işitsel unsurların konuşma ve mesaj ile ilgili olması- Konuşma içeriğini destekleyici olması.
- Sunum görsellerinin 5N1K sorularına yanıt verecek şekilde kullanılması
- Video ya da grafikler ile sunumu güçlendirme
- Sunumun giriş-gelişme ve sonuç bölümlerine uygun görsellerin seçimi
Sunum mesajına uygun olarak planlayacağınız görsel-işitsel materyaller, doğru yer ve zamanda kullanılacak şekilde düzenlenir. Herhangi bir hata söz konusu olduğunda, sunumun akışı bozulur ve konuşmacının da dikkati büyük ölçüde bozulur. Etkili sunum hazırlama aşamasında, insanların görsel algılarını kullanabilecekleri bir materyal kullanımını öne çıkararak dinleyicileri ikna edici bir sunum yaratabilirsiniz.
Sunum Metnini Hazırlama
Sunum akışının başarıyla bir şekilde devam etmesi için konuşmacının sunum metnini önceden hazırlanması şarttır. Bu metin, illa ki yazılı bir şekilde konuşmacının elinde olacak diye bir kaide söz konusu değildir. Sadece konuşmacının sunum sırasında işini kolaylaştırmak ve pratik yapmayı sağlamak için önceden taslak bir metin oluşturmak gerekir. Taslak metni, sunum metnine dönüştürmek için de sunumun temel seyrine dair bilgi sahibi olmak lazımdır. Sunum hangi amaçla yapılacak, sunumun süresi ne kadar ve ana mesaj ne gibi sorular muhakkak cevaplandırılarak metin hazır hâle gelir. Yine taslak metni, rastgele yazabilir ve asıl sunum metnine taşınacak cümleleri ayıklayabilirsiniz. Önemli olan aklınızda yer edinebilecek birkaç cümleye yer vererek elinizdeki kağıda bağımlılığı azaltmaktır.
Dinleyicilerin dikkatini dağıtmamak ve konuşmacının da heyecanını azaltmanın yolu iyi bit konuşma metni hazırlamaktan geçer. Sunum için konuşma metni hazırlarken de aşağıdaki unsurlara ayrıca dikkat etmeli:
- Sunum konusuna uygun giriş cümleleri yer alıyor mu?
- Dinleyicilerin aklında yer edinecek giriş ve son vurgu cümleleri var mı? (İş hayatının her sunumunda buna yer vermek zorunda değilseniz)
- Metin içinde konuyu destekleyecek istatistik ve son güncel gelişmeleri ifade eden cümleler var mı?
- Soru cevap şeklinde ilerleyen cümle akışı planlanacak mı?
- Örneklere yer verilecek mi?
- Metin içinde tartışma konuları ve sonuç bölümü yer alıyor mu?
Genel olarak sorulması ve cevaplanması gereken sorular bu şekildedir. Metinde mutlaka giriş-gelişme ve sonuç bölümlerini ifade eden cümlelere yer vermek gerekir. Yine sunum bir konu hakkında tartışma açmaya yönelikse tartışmaya kapı açan soru ve eleştirel cümleleri de yer almalıdır. Bilgilendirici bir sunumda ise grafikler ve konu hakkında kısa- anlaşılır özet cümlelere yer verilir.
Sunuma Hakim Olma
Sunuma hakim olma aşaması ise etkili bir sunum geçirmenin en ciddiye alınması gereken adımıdır. Sunuma hakim olma adımında dikkat edilmesi gereken konu başlıkları ise şu şekildedir:
- Sunum yeri ve zamanını belirleme
- Oturumun gerçekleştirdiği yeri kontrol etme
- Sunum düzeni hakkında bilgi sahibi olma
- Dinleyicilerin kim olduğunu öğrenme
Yukarıdaki unsurların bilinmesi, konuşmacının karşısındaki kişilere ve ortama alışması için önemlidir. Örneğin; sunum yerinin önceden ziyaret edilmesi, sunumda ortamdan nasıl faydalanacağını ve yine görsel-işitsel materyallerin ortamdaki olanaklara ne kadar uyduğunu öğrenmeyi sağlar. Herhangi bir aksaklık ve sorun yaşamamak için sunum ortamının ziyaret edilmesi ve konuşmacının da kendi sunum pozisyonunu ayarlaması gerekir.
Beden Dili ve Ses Tonu Kullanımı
Etkili sunum teknikleri listemizin son sırasında ise etkili iletişimin de olmazsa olmazı beden dili ve diksiyon yer alıyor. Sunum aşamasında kullanılan ses ve beden dili, konuşmanın konusu fark etmeksizin pür dikkat olmayı ya da erkenden sıkılmayı etkiler. Dinleyiciler açısından konu kadar ses ve beden dili de sunumun ilgi çekici olup olmadığını belirler. Örneğin, masal anlatıcısı olan pek çok kişi, öncelikle ses ve mimiklerini kullanmayı öne çıkararak masalın asıl etkililiği vurgular.
Herhangi bir sunumda da ses ile beden dilinin uyum içinde olmasına özen gösterilir. Elbette bunu gerçekleştirmek kolay değildir; fakat sunum öncesi hazırlıklar arasında da mutlaka ses- beden dili kullanımının öne çıkarılması gerekir. Sunum teknikleri ile diksiyon-beden dili kullanımı bir arada olduğundan genel bir diksiyon dersi alabilir ve sesinizle öne çıkarak topluluk önünde ses kullanımının nasıl düzenleneceği öğrenebilirsiniz. Sunum aşamasında ise aşağıdaki unsurlara dikkat ederek başarılı bir sunum gerçekleştirebilirsiniz:
- Ses tonunun ne alçak ne de çok yüksek olmaması
- Dinleyicilerin duyabileceği bir ses volumü kullanmak
- Yavaş konuşmamak ve yine çok hızlı konuşup sözcükleri yutmamak
- Artikülasyon bozukluklarını tespit etmek
- Abartılı el ve kol hareketlerine yer vermemek
- Beden duruşuna uygun bir kıyafet seçmek
- Tek bir dinleyici ya da dinleyici grubuna odaklanmadan genel bir göz kontağı kurmak
- Dinleyici ile konuşma engeli kuran beden dilinden kaçınmak ( göz teması kurmamak, elleri masanın üstünde tutma, sürekli eli cebinde gezmek gibi)
Beden dili; yalnızca sunumlar için değil, doğru bir iletişimin de püf noktalarından olduğu için buna yönelik kapsayıcı bilgiler edinmenizi öneririz.
Sunum Aşamasında Sık Yapılan Hatalar
Etkili ve doğru bir sunum gerçekleştirmek için gereken teknikleri sıraladık. Şimdi de sunum öncesi ve sunum sırasında uygulanan hatalara bir göz atalım. Hata olarak gösterebileceğimiz ilk yanlış uygulama, medya araçlarının ve kullanımlarının abartılı bir şekilde kullanılmasıdır. Yani slaytların, sunumun önüne geçmeyecek şekilde düzenlemesi gerekir.
Çok fazla görsel kullanmak, uzun cümleler yazmak veya slayt arka planını kapalı bir renkte ayarlamak, kötü bir medya sunumu doğurur. Gereken yerlerde gerektiği kadar görsel ve ek materyaller kullanılarak etkili bir sunum yaratılabilir.
Toparlarsak sunum aşamasında sık tekrarlanan hatalar şu şekildedir:
- Süreyi Gözden Kaçırmak
- Sürekli Eldeki Nottan Okumak
- Kişisel Anılarla Odak Noktayı Kaçırmak
- Slaytları Çok Çabuk Geçmek
- Slaytların Önünü Kapatmak
- Çok Hızlı Nefes Alıp Vermek
- Slayt Cümleleri ile Birebir Aynı İlerlemek- Slayttaki Cümleleri Açmamak
Eğitim ve iş hayatında nasıl etkili sunum yapabileceğinize odaklandık. Unutmayın sunum konusu, herkesin üzerine birkaç kelime ettiği ama özgün bir deneyime de kapı açan bir olaydır. Bundan dolayı buradaki teknikler ile beraber kendi deneyimlerinize de güvenmek ve en önemlisi sunum pratiği kazanmak gerekir.
