İş Kanunu gereğince her işveren tüm personeli için ayrı ayrı özlük dosyası düzenler. Peki, çalışma hayatının izlenmesi ve denetlenmesi için kullanılan bir araç olmanın ötesinde özlük dosyası nedir ve özlük dosyası nasıl hazırlanır? İş hayatında en çok yanıt aranan bu soruları ele aldık ve özlük dosyasında bulunması gereken evraklar konusunda açıklık getirdik.
Personel Özlük Dosyası Nedir?
Bir işletme büyük veya küçük ölçekli olması fark etmeksizin çalışanlarına ilişkin her türlü belge ve kayıtları saklamak zorundadır. Belge ve kayıtların saklanması ve yetkili memur ve mercilere gösterilmesi belirli kurallar çerçevesinde yapılır. Bu kurallar Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası işlemleri Yönetmenliğinde belirtilmiştir. Bu bilgi ışığında personel özlük dosyası nedir sorusunu ilgili kanunda belirtilen belgelerden oluşan dosya olarak yanıtlayabiliriz.
Özlük dosyası kavramı gündeme geldiğinde ilk akla gelen işe giriş sırasında istenen belgelerdir. Bu doğru olsa da özlük dosyasının yalnızca işe girişte düzenlendiği bilgisi yanlıştır. Personel özlük dosyası, personelin görev süresince hatta işten ayrılma durumunda da düzenlenir.
Özlük dosyası düzenlemek insan kaynakları biriminin görevidir. Küçük ölçekli işletmelerde insan kaynakları yönetimi için ayrı bir birim bulunmayabilir. Bu işletmelerde özlük dosyasını düzenlemekle yükümlü kişiler muhasebe işlerinden sorumlu çalışanlardır. Özlük dosyasının hazırlanmasında personelin hangi pozisyonda bulunduğunun önemi yoktur; her personele özlük dosyası düzenlemek zorunludur.
Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Yazımızın bu aşamasına kadar belirtmiş olduğumuz üzere özlük dosyası, insan kaynakları veya muhasebe biriminde görev yapan bir çalışan tarafından tüm çalışanlar için düzenlenir. Genelim özlük dosyası nasıl hazırlanır sorusunun yanıtına. Özlük dosyasının özel bir formatı, belli bir şekil şartı yoktur. Önemli olan nokta özlük dosyasının ilgili kanun ve yönetmelikte belirtildiği şekilde kullanılmasıdır.
Özlük dosyasının kişisel verilerin gizliliği ilkesi doğrultusunda düzenlenmesi ve saklanması gereklidir. İşçi hakkındaki bilgilerin yetkili olmayan kişilerle paylaşılması ve çalışanın mağdur olması işverene yaptırım uygulanmasıyla sonuçlanabilir. Personel özlük dosyasının iyi hazırlanmış olduğundan bahsedebilmek için öncelikle işletmede kaç departman var, hangi departmanda kaç personel var sorularını yanıtlamak gerekir. Ardından şu adımları izlemekte fayda vardır:
- Departmanlara ait çalışan listesi çıkarılarak klasör açılır. Klasör personelin adı ve soyadı isimlendirilir.
- Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler listelenir.
- Bir çizelge tutularak evraklar arasında işaretlemeler yapılır. Bu sayede personel özlük dosyası sürekli güncel kalmış olur.
- Evraklar; işe giriş evrakları, iş tanımı, işten ayrılma evrakları şeklinde gruplandırılır.
Birçok işletme dijital dönüşüm sürecini başlatmış ve insan kaynakları otomasyonları kullanmaya başlamıştır. Pek çok İK yazılımı özlük bilgilerini kaydetmeye ve dosyaları yönetmeye olanak tanır. Özlük dosyasındaki belgelerin dijital ortamlara aktarılmasında sakınca yoktur; fakat işveren evrakları matbu formda ibraz etmelidir. Bu nedenle özlük dosyasındaki belgelerin ıslak imzalı kopyalarının saklanması kritik önem taşır.
Özlük Dosyasında Olması Gerekenler
İşverenin yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olduğu belgeler özellikle de girişimciler ve insan kaynakları biriminde göreve yeni başlayanlar için merak konusudur. Personel özlük dosyasında neler olmalı sorusunun yanıtı kurumlar arasında farklılık göstermekle birlikte belli başlı evrakların dosyada bulunması gerekir. Personel özlük dosyasında olması gerekenler;
- İşçinin niteliklerine,
- İşin niteliğine,
- İşçinin işe devam ettiği sürede eklenmesi gereken evraklar,
- İşçinin işten çıkması halinde özlük dosyasına ilave edilmesi gereken evraklar,
- Özlük dosyasında bulunmasının faydalı olacağı evraklar şeklinde ayrıştırılabilir.
Özlük dosyasında bulunması gereken evrakları şöyle listeleyebiliriz:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgâh Belgesi
- Sağlık raporu
- Diploma fotokopisi
- Adli sicil kaydı
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Aile durumunu bildirir belge
- Askerlik durum belgesi
- İş/hizmet sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
Özlük dosyasında bulunması gereken belgelerin amaca ve özel durumlara göre değişmesi mümkündür. İşçinin niteliği ile kastedilen işçinin yaşının 18’den küçük olması, yabancı uyruklu olması, engelli eski hükümlü veya terör mağduru olmasıdır. İşin niteliği ile kastedilen ise araç kullanmanın gerekmesi, fazla mesai gerekmesi, işin tehlikeli ve çok tehlikeli iş sınıfında yer alması gibi durumlardır. Aşağıdaki tabloda amaca/duruma göre özlük dosyasına eklenen evrakları görebilirsiniz:
| İşçinin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evrakları | İşin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar | Çalışma sürecinde özlük dosyasına eklenmesi gereken evrakları | İşçinin işten çıkması durumunda özlük dosyasına eklenmesi gereken evrakları | Özlük dosyasında bulunması faydalı olabilen evraklar |
| Muvafakatname (18 yaşından küçük işçiler için ebeveynden alınır) | Sağlık raporları | İzin formları (ücreti ve ücretsiz izin, doğum izni vb.) | İstifa dilekçesi | İş başvuru formu |
| Çalışma izni belgesi | Ehliyet fotokopisi | İstirahat raporları | Fesih bildirimi | İş teklif formu |
| Teşvik alındığını gösteren belge | Cihaz zimmet formu | İş kazası tutanağı | İbraname | Evlilik cüzdanı fotokopisi |
| Engelli raporu | Personel bilgi formu (tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde) | Tutanak veya uyarı yazıları | SGK İşten ayrılış bildirgesi | Referans mektupları |
| Engelli indiriminden yararlanıldığını gösteren belge (Gelir İdaresi Başkanlığından alınır) | Fazla mesai onay belgesi | Ücret kesme cezasını gösteren belge | Hizmet belgesi | Bakmakla yükümlü olduğu kişilere ait kimlik fotokopileri |
| İŞKUR kayıt belgesi (eski hükümlü, engelli ve terör mağduru için) | Çalışma çizelgesi (vardiyalı çalışma durumunda gerekir) | Maaş bordrosu | Tazminat bordroları | Önceki iş yerinde AGİ’den yararlandığını gösteren belge |
| Terfi belgesi, nakil yazısı | Haklı fesih sebebini ispatlayan belge | |||
| Eğitim belgeleri (iş sağlığı ve güvenliği eğitimleri) | Noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler |
Personel Özlük Dosyası Ne İşe Yarar?
Özlük dosyası yalnızca işverenin çıkarlarını koruyan bir dosya değildir. İşveren, işçi ve devlet arasındaki ilişkilerde herhangi bir anlaşmazlık olması durumunda özlük dosyasına bakılır. Dolayısıyla personel özlük dosyası ne işe yarar sorusunu anlaşmazlıkların çözümü için yasal dayanak oluşturmasıyla açıklayabiliriz.
2003’te yürürlüğe giren 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işverenlerin çalıştırdıkları personeller için özlük dosyası tutmaları gerekir. İlgili kanunun 104. maddesine göre özlük dosyası tutulmaması veya dosyada bir belgenin eksik olması durumunda işverene maddi yaptırım uygulanır. 2022 yılı itibarıyla yeni bir değişiklik gündeme gelene dek bu ceza 4.173,00 TL olarak belirlenmiştir.
Personel Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanır?
İşveren işçisinden duruma göre farklı belgeler isteyebilir ve özlük dosyasının kapsamı genişleyebilir. Özlük dosyasında farklı nitelikte evraklar bulunması işçi özlük dosyası saklama süresi konusunda soru işareti oluşmasına neden olur. Özlük dosyası ne kadar saklanması konusuna açıklık getirelim.
Özlük dosyasının dayanağı İş Kanunudur. Dosyadaki evrakların yasal dayanağı ise şu kanun ve yönetmeliklerdir:
- Gelir Vergisi Kanunu
- Vergi Usul Kanunu
- Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- Borçlar Kanunu
- Sosyal Güvenlik Kurumu Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği
Özlük dosyasındaki belgelerin yasal dayanakları farklı olduğu için saklama süresinde farklılık söz konusudur. Bu farklılık vergi uygulamaları, SGK uygulamaları ve iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları doğrultusunda oluşur. Nitekim kanunda süreye ilişkin bir hüküm yoktur.
Doktrinde özlük dosyasına ilişkin yer alan görüşlerde süre konusunda Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi göz önünde bulundurulmuştur. Buna göre saklama süresi 10 yıl olarak kabul edilir. Ne var ki bu durum belgeye göre değişir. Örneğin, ücret hesap pusulasının saklanma süresi 5 yılken; “kanserojen ve mutajen maddelerde” çalışacak işçilerin sağlık raporlarının saklama süresi 40 yıldır.
Özetle;
İnsan kaynakları departmanı için en kritik iş kalemlerinden biri özlük dosyasıdır. İş profesyonelleri için merak konusu olan özlük dosyası nedir sorusunu yanıtladık. Personel özlük dosyasına konulması gereken evraklardan özlük dosyası saklama süresine kadar birçok konuya ışık tuttuk. Elbette tüm bu soruların en kapsamlı yanıtı insan kaynakları kursu eğitim programlarındadır.
