Şirketlerin iş süreçleri, eğer dikkat edilirse daha kolay ve tatmin edici bir şekilde gerçekleşir. En önemli iş planı ve analizi yöntemlerinden biri olan ERP sistemi de işletmelerinin verimli şekilde çalışmalarına önayak olur. Böylece daha hızlı ve çözüm odaklı iş süreçleri de gerçekleşebilir. Peki işletmeler açısından kurumsal kaynak planlaması neyi ifade ediyor? ERP yazılım neden kullanılıyor? Yazımızda bu sorulara yanıt vereceğiz.
ERP Nedir?
ERP (Enterprise Resource Planning) olarak ifade edilen kurumsal kaynak planlaması, iş süreçlerindeki para ile ürünlerin akışını gösteren bir sistem altyapısıdır. ERP aracılığıyla farklı alanları içeren genel bir veritabanı hazırlanır. Kurumsal kaynak planlaması, işletmelerinin bilgi sistemi oluşturmaları açısından önemli bir kaynak görevi görür. ERP kullanan işletmeler, iş sürecinin akışını planlamak amacıyla mali süreçler müşteri ilişkileri, dağıtım, üretim ve stok yönetimine ayrı bir parantez açılır. ERP, bütünün parçalarını detaylı bir şekilde göstererek işletmenin hızlı bir şekilde iş planı ve analizi yapmasına önayak olur.
Kurumsal kaynak planlamaları işletmeler açısından elzem kılan unsur da bütünün parçalardan oluştuğunu göstermesidir. Bilindiği gibi bir şirket; hangi işi yaparsa yapsın, birden fazla ve farklı iş süreci ile meşgul olacaktır. Hazırlanan kurumsal kaynak planlaması ise bu işlerin tek bir potada eritilerek bilgi ve verilerin saklanmasını ifade eder. Farklı özelliklere ve işlevlere sahip iş süreçleri, tek bir kaynaktaki bilgi akışına bağlı olarak işletmeye sunulur. Genel olarak kurumsal kaynak planlaması, iş uygulamasını etkileyecek kaynakların verimli bir şekilde yönetilmesi için kullanılır.
ERP kullanımı, bu kadar önemli bir nitelik taşısa da her işletme bu planlamayı dikkate almaz. Bunun nedeni kaynak planlamasında kullanılan yazılım ve sistem ölçeklerinin maliyetli bulunması veya küçük ölçekli bir iş planlamasının olmasıdır. Bununla beraber ERP kullanımı, bilgi sistemi açısından önemli bir iş süreci planlaması yaratır. Söz konusu işlerde, bilginin elde edilme süreci hızlanır ve bu süreç ışığında gerekli işler verimli bir şekilde uygulanır. Şimdi ERP’nin özellikleri ışığında bu programın neyi ifade ettiğine göz atalım.
Kurumsal Kaynak Planlamasının Özellikleri Nelerdir?
ERP’nin başlıca özelliklerini şöyle sıralayabiliriz:
- Kurumsal kaynak planlaması, kapsamlı ve bütüncüldür. Depo yönetiminden tutun da CRM’ye kadar önemli tüm iş planlarını kapsar.
- Kurumsal kaynakların planlaması, her işletme farklı şekilde ele alabilir. Bu bakımdan ERP, esnek bir özelliğe sahiptir.
- Kurumsal kaynak planlaması; finans, muhasebe, insan kaynakları, üretim, ticaret, dağıtım ve genel olarak tedarik zinciri süreçlerinde kullanılır.
- Kaynak planlaması, bütünün parçalarını görmeye yararken aynı zamanda iş planlarının tek tek ele alınabilir. Bu açıdan ERP programları, her bir iş sürecini tek tek ve yakından takip edilebilmeyi sağlar.
- Kurumsal kaynak planlaması aracılığıyla hızlı bir iş akışı planlanır ve daha hızlı bir şekilde çözüm ile uygulama aşamasına geçilir.
- Büyük ölçekli şirketlerin, farklı illere ve bölgelere yayılan şubelerindeki iş süreçleri de ERP yazılımına dahil edilebilir. Böylece farklı illerdeki iş süreçlerini takip edebilme ve anında mesaj aktarma sağlanır.
- ERP programları, ekiplerin daha koordineli bir şekilde çalışabilmelerine de zemin hazırlar. ERP uzmanı veya proje yöneticisi, sistemi kullanarak ilgili departman çalışanları ile beyin fırtınası yapabilir.
- ERP aracılığıyla bilgi ve veriler modellenebilir, daha hızlı ve çözüm odaklı iş analizlerine de zemin hazırlanmış olunur.
- ERP, risk analizi ve yönetimi konusunda da şirketlere önemli datalar sunar. Buradan görülen bilgiler ışığında, kapsamlı bir risk analizi hazırlanabilir.
ERP Yazılımı Nedir?
ERP denildiği zaman ilk akla gelen şeylerden biri, ERP yazılımıdır. Hatta kavram, bilgi sistemi dışında ERP yazılım adıyla da anılır. ERP yazılımları, veri tabanını yansıtan bir üst kavram olarak şirketin süreçlerindeki faaliyetleri ve akışı gösterir. ERP programı olarak da bilinen yazılımlar, satın alınabileceği gibi şirketin bizzat kendisinin üretimiyle de uygulanabilir. Bununla beraber maliyet açısından bir işletmenin sil baştan yazılım geliştirmesi, yazılım satın almasından daha masraflı olabilir.
ERP yazılımları, farklı iş beklentilerine ve çözümlerine dair özel olarak geliştirilir. Yazılım satın alma kriterleri de işletmeden işletmeye değişebilir. Bazı işletmelerde yalnızca stok ve depo yönetimi ile ilgilenmek isterken bazıları ise kapsamı geniş bir ERP programı isteyebilir.
Genel olarak satın alınan ERP programları ise şunlardır; muhasebe ve CRM yazılımlarıdır. ERP yazılım programları söz konusu olduğunda, dünyada öne çıkan yazılım şirketi ise SAP’tır. SAP, Türkiye’de de hizmet veren uluslararası bir yazılım firmasıdır. Yerleşik yapay zekâ kullanımı ve analitik düşünme gibi kriterleri öne çıkaran SAP ERP programları, kapsamlı iş süreçlerini planlamak adına öne çıkan yazılımlardandır. ERP yazılımı ve genel olarak kurumsal kaynak planlaması ile uğraşan ekipler ise ERP’nin daha etkin bir şekilde kullanılmasının önüne açarlar.
ERP Uzmanı Ne İş Yapar?
Bir de ERP konusunda uzmanlaşmış meslek çalışanları vardır. ERP veya Türkçe kullanımıyla kurumsal kaynak planlama uzmanları, iş süreçlerinin daha hızlı bir şekilde gerçekleşmesinin altyapısını kurarlar. ERP uzmanı, ERP yazılımına dair geniş bilgilere sahip olarak programın nasıl etkin bir şekilde kullanılabileceğini ele alır. Kurumsal kaynak planlama uzmanı genel olarak aşağıdaki işleri yerine getirir:
- ERP yazılımının donanım ve yazılım açısından etkin bir şekilde çalışmasına aracı olur.
- ERP programının bilgi ve verilerini analiz ederek ilgili çalışanlar veya departmanlar ile görüşür.
- Yönetici ve departman sorumlularına raporlar ve analizler sunar.
- Hem müşteri hem de çalışan tarafların dile getirdiği sistem sorunlarını iyileştirir.
- Veri ve bilgilerden hareketle iş planlarının nasıl oluşturulması gerektiğini ele alır.
- Şirket içindeki çalışanlara ERP ile ilgili kullanıcı eğitimleri verir.
- Programdan elde edilen analiz, bilgi ve veriler eşliğinde yöneticilere sunumlar hazırlar.
- Kurumsal kaynak planlama sisteminin eksikliklerini saptar ve ihtiyaca göre sistem üzerine özelleştirmeler yapar.
- Kurumsal kaynak planlamasının analizleri eşliğinde risk yönetimini ele alır.
- Finansal analiz ölçümleri hazırlar ve bu ölçümleri kaynak planlama sistemine dahil eder.
- Proje yönetimi konusunda da bilgi sahibi olarak iş süreçlerinin planlama ve analizleri ile ilgilenir.
ERP uzmanları, yukarıdaki iş tanımını en iyi şekilde gerçekleştirmek için birtakım yetkinliklere sahiptirler. Mesela, bir ERP uzmanı mutlaka yazılım geliştirme ve yazılım bilgisi konusunda uzmanlaşmış olmalıdır. Bu gereksinimden dolayı da ERP uzmanlarının çoğu bilgisayar mühendisliği veya bilgi-işlem alanında eğitim almış kişilerdir. Yine ERP uzmanının mesleki açıdan kendine katması gereken yetkinliklerden biri, analitik düşünme becerisi ve işletme yönetimi bilgisine sahiptir. Yani mühendislik becerileri ile birlikte işletme yönetimi ve işletme verimliliği konusunda da bilgi sahibi olmak gerekir. Kurumsal kaynak planlama uzmanının mesleki niteliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:
- Bilgisayar bilimi ve yazılım konusunda uzman bilgilerine sahiptir.
- İşletme için planlama, analiz ve süreç yönetimi bilgisine aşinadır.
- Algoritmik sıralama ve problem çözme becerilerine sahiptir.
- Departmanlar arası iletişimi yönetecek kadar iletişim becerilerini aşinadır.
- Sunum ve organizasyon konusunda üst düzey uygulama becerilerini sahiptir.
- Yazılım bilgisi dışında genel finans ve finansal okuryazarlık konusunda bilgi ve fikir sahibidir.
Kurumsal kaynak planlama uzmanı, uzmanlık bilgilerini uzun süreli deneyimlere borçludur. ERP uzmanlarının uzmanlık bilgi ve becerilerini geliştirdikleri alanlar ise proje yönetimi, sistem analistliği ve bilgi-işlem departmanıdır. İlgili meslek çalışanları, uzun süreli deneyim elde ederek ve ERP sistemi konusunda bilgi edinerek bu alanda kendini kariyer yaratabilir.
ERP ne demek, ne işe yarar sorusuna yanıt verdik. ERP ile beraber önemli bir iş süreci olan CRM hakkında da bilgi sahibi olmak isterseniz CRM nedir adlı yazımıza bakabilirsiniz.
