İk’nın en öne çıkan uygulamalarından biri işe alım sürecidir. Bu süreçte, şirkete veya işletmeye katılması muhtemel adaylarla mülakatlar gerçekleştirilir ve sonraki aşamalar ile süreç sonlanır. İK gibi işe alım süreci de aşama aşama ilerleyen bir niteliğe sahiptir ve zannedildiği gibi yalnızca mülakat aşamasıyla sınırlı değildir. İk’nın en önemli ve gerekli uygulamalarından biri olan işe alım süreci aşamaları sayesinde uygun aday, işletmeye kazandırılmış olur. Peki işe alım süreci aşamaları nelerden oluşur? Bu aşamalarda ik departmanı nelere dikkat eder?
İşe Alım Süreci Aşamaları Nasıl Uygulanır?
İşe alım süreci, İk departmanı ile birlikte iş başvurusunda bulunan adaylar için de kritik bir dönemeçtir. Özellikle kendi yetkinlik ve eğitiminizi uygun bir iş ilanı ile karşılaştığınızda, adım adım işe alım sürecine hazırlanmanız gerekir. Çünkü ik kavramına önem veren pek çok işletme için işe alım süreci çok daha ayrıntılı ele alınır.
Bu sürecin başlangıcını ise gerekli iş pozisyonunun tespiti oluşturur. İşletmeler, iş süreçlerinde bir pozisyonun eksikliğini ya da ihtiyacını kavrayabilirler. Bu durumda detaylı bir iş pozisyonu ve görev tanımı yapılır, gerekli pozisyon için hangi çalışan kriterlerinin öne çıkarılacağı belirlenir. İşte işe alım sürecinin ilk aşaması da bu tespitin tamamlanmasıyla başlamış olur.
- İşgören ihtiyacını tespit etme- Departmanlar arası görüşmeler gerçekleştirme,
- İşgören ihtiyacını karşılayacak bir görev tanımı belirlemek,
- Görev tanımı ile beraber nitelikleri ve yetkinlikleri sıralamak,
- İş pozisyonu için anlaşılabilir bir iş ilanı yayınlamak,
- Niteliklere ve yetkinliklere uygun adayları ön mülakata çağırmak,
- Ön mülakattaki değerlendirmeler eşliğinde ikinci görüşmeleri başlatmak,
- İşgören seçme tekniklerini uygulamak,
- İk departmanı ve yöneticiler ile işgören adaylarını değerlendirmek, uygun adayı seçmek
- İşgörenin işe alım evraklarını teslim etmesi,
- Oryantasyon sürecini uygulamak,
- İşe alım sürecini başlatmak.
İş İlanı Hazırlamak- Aday Bulma Sürecini Başlatmak
İşe alım süreci başlangıç aşamalarından biri de iş ilanı hazırlayıp yayınlamaktır. Profesyonel bir insan kaynakları planlamasında iş ilanı öylesine hazırlanıp sunulmaz. Bunun geri dönüşünün zaman ve maliyet açısından zarar getireceği önceden hesap edilir. Profesyonel ik planlamasında iş ilanı, ilgili departman çalışanlarına danışılarak hazırlanır. Örneğin, bilgi işlem departmanı için personel ihtiyacı tespit edildiyse departman çalışanlarıyla bu durum paylaşılır, hatta çalışanlar bu ihtiyacın tespit edilmesinde de rol oynayabilirler. Netice olarak ise çalışanlar, kendi iş süreçlerine hakim olarak hangi aşamalarda eksik ve yavaş kalındığını tespit ederek yöneticileri bilgilendirirler.
Yani iş ilanı yayınlamak, bir anlık değerlendirme ve tespit neticesinde uygulamaya dökülmez. İk süreçleri gibi işe alım süreçleri de titizlikle ele alınır. İhtiyaca yönelik iş ilanı yayınlandıktan sonra aday bulmaya yardımcı olan iş bulma sitelerinden faydalanılır. Bu aşamada işletme, kendi web sitesi arıcılığıyla da iş ilanı yayınlayabilir.
Ayrıca iş bulmanın en işe yarar kullanımlarından biri olan Linkedin arıcılığıyla da nitelikli adaylar bulunabilir. Yine birden fazla ve farklı iş bulma sitesi üzerinden cv havuzu oluşturulabilir. İş ilanı yayınlarken adaylardan ön yazı ya da referans mektubu da istenebilir. Yine bazı işletmeler, cv yerine kendi sorularını hazırlayarak adaylara yöneltebilirler.
Mülakat Tekniklerini Uygulama ve Mülakat Gerçekleştirme
İşe alma sürecinin bir başka önemli aşaması ise mülakata hazırlık ve mülakat sürecidir. İşe alımı neticelendirecek olan mülakat aşaması, adayın iş tanımına uygunluğunu ölçen en kritik süreçtir. Genellikle ön mülakat sonrası ikinci mülakatın da olması gerektiği düşünülür; fakat bazı iş pozisyonları için ön görüşme de yeterli olur.
Mülakat teknikleri ise adayların işe uygunluğunu ölçmek açısından çeşitli yöntemler içerir. Örneğin, yetkinlik bazlı mülakat yöntemi, adayın yetkinliklerini olası bir senaryo eşliğinde nasıl kullanabileceğini görmeye yöneliktir. Üst düzey şirketler, yetkinlik bazlı mülakatlar dışında genel kültür-genel yetenek odaklı sınavlar ve kişilik envanteri de uygulayabiliyor. Tabii ki bu sınavlar, işin tanımına uygun olarak da düzenleniyor.
Ayrıca bir mülakat tekniği olarak online mülakat da İK’nın uyguladığı teknikler arasında öne çıkıyor. Adaylar açısından da video mülakat süreci, ciddiye alınarak ve ön hazırlık yapılarak gerçekleşmelidir. Birbirinden farklı özelliklere sahip mülakat teknikleri ve yöntemleri arasında hangisinin seçileceğine ise İk departmanı karar verir. Netice olarak ise uygun mülakat tekniğiyle adaylar mülakata çağrılır.
Mülakat aşamasında ise adaylara bilindik sorular dışında işin gerektirdiği nitelikler ile ilgili sorular da sorulur. Adayın kariyer hedefleri hakkında bilgi edinilir. Mülakatların değerlendirilmesinde de referans kontrolü ve tekrar cv-mülakat incelemesi gerçekleştirilir. Cv’ler ve mülakatlar incelendikten sonra ikinci görüşme ya da direkt işe alım aşaması uygulanır. Genel olarak İK departmanı açısından mülakatta dikkate alınması gereken unsurlar şöyledir:
- Mülakatın genel seyrini belirleme,
- Görüşme öncesi adayın tekrar Cv’sini inceleme ve bunun üzerinden soru sorma,
- Aday randevularını planlı bir şekilde düzenleme, (her adaya aynı gün randevu vermeme)
- Adayın kendini rahat hissederek konuşmasına önayak olmak,
- Aday bahsetmediği sürece özel hayata dair sorularla mülakata başlamama,
- Adayın da iş pozisyonu ve görev tanımı hakkında düşüncelerini dikkate almak,
- Mülakatı gerçekleştiren dışında bir de mülakatı kontrol eden ikinci bir ik çalışanına yer vermek.
Oryantasyon Sürecini Hazırlama ve Kariyer Geliştirme Programı Uygulama
Adayların özgeçmişleri ve mülakatları incelendikten sonra uygun aday, işe alınır. Böylece işe alımın son aşaması olan oryantasyon sürecine geçilir. Uyum veya oryantasyon süreci, adayın pratikte yetkinliklerini nasıl gösterebileceğine yönelik bir aşamadır. Kimi işletmeler bu süreçte adayın sigortasını ve resmi işe alımını gerçekleştirmez ve bir deneme aşaması uygular. Bazı şirketler ise oryantasyon sürecini bir yetiştirme ve kariyer geliştirme uygulaması olarak ele alır ve adayın en iyi şekilde işe uyum sağlamasını ister.
Ayrıca oryantasyon, tek taraflı bir süreç de değildir. Her iki tarafta birbirine uyum sağlar ve ilgili departmanın işe alınan kişiye gerekli rol ve sorumluluklarını tanıtması beklenir. Oryantasyon sürecini hazırlayan ik departmanı, güven ve uyum odaklı bir program hazırlayarak işe alınan personelin ilk gün heyecanını ve çekingenliği atmasının yolunu açar.
İşe alım süreci aşamalarına göz attık ve önemli aşamaları ele aldık. Bazı kurumlarda işe alımı, ik departmanı yönetirken İk konusunda gelişmiş şirketler ise ayrı bir işe alım departmanı kurarlar. Yine dış destek olarak ik ve işe alım danışmanlığı hizmeti alan kurumlar da vardır. Adaylar açısından ise işe alım sürecini en iyi şekilde yönetmek için ik ile ilgili geniş çaplı eğitimlere ve bilgilere yönelmek gerekebiliyor.
İşe alım süreci aşamalarına göz attık ve önemli aşamaları ele aldık. Bazı kurumlarda işe alımı, ik departmanı yönetirken İk konusunda gelişmiş şirketler ise ayrı bir işe alım departmanı kurarlar. Yine dış destek olarak ik ve işe alım danışmanlığı hizmeti alan kurumlar da vardır. Adaylar açısından ise işe alım sürecini en iyi şekilde yönetmek için ik ile ilgili geniş çaplı eğitimlere ve bilgilere yönelmek gerekebiliyor.
