Zaman akıp gidiyor. Peki, siz hayatı yakalayabiliyor musunuz? Yoksa iş yaşam dengesini sağlama veya sınava hazırlık için tüm derslere yetişememe sorununuz mu var. İlk seçenek sizin için geçerli değilse zaman yönetimi teknikleri nelerdir sorusunu yanıtladığımız yazdığımız bu yazı tam da size hitap ediyor.
“Boş zaman yoktur, boşa geçen zaman vardır” Rabindranath Tagore
Zamanı Doğru Kullanmak Ne Demek?
Zaman yönetimi teknikleri kullanmanın amacı zamanı iyi kullanmak ve hem günlük hayatta hem de iş yerinde “neden harekete geçemiyorum”, “işler yetişmiyor” şeklindeki serzenişlerin önüne geçmektir. Zamanı doğru kullanmak ifadesiyle kastettiğimiz elbette uzun bir mola yerine kısa mola vermek veya aşırı disiplinli bir programa dahil olmak değildir. Zamanı doğru kullanmak için işleri yönetmek gerekir.
Farklı yaklaşımlarla geliştirilen etkili zaman yönetimi teknikleri uygulamak ve zaman yönetimi tuzakları konusunda hassas davranmak 24 saat yetmiyor düşüncesini ortadan kaldıracaktır. Zamanı iyi kullanmak demek ne işkolik veya kitapkurdu olmak ne de işleri ertelemek demektir. Esas olan, 7 gün 24 saati kapsayan 168 saati en yüksek fayda sağlayacak şekilde değerlendirmektir.
Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Zaman kesintisiz bir süreçtir. Bu süreçte işlerin nasıl yapıldığına önem verip olaylara veya durumlara alışılmış tepkiler vermek ve kalıplaşmış çözümler sunmak düşük verimlilik ve yüksek stresle sonuçlanır. Oysa yüksek verimlilik ve mümkün olabildiğince az stres için nelerin yapıldığına önem vermek ve yaratıcı çözümler sunmak gerekir. Bu noktada devreye farklı zaman yönetimi yaklaşımları ve teknikleri girer.
Zaman yönetiminde kullanılan teknikler farklı yaklaşımlarla geliştirilmiş olsa da temel mantığı şudur: Zaman planlaması yapmak. Teknikleri birbirinden ayıran şeyin, farklı şekilde ilerleyen zaman yönetimi süreçleri olduğunu söyleyebiliriz. Teknik ve yaklaşımların bazıları işletmelerde zaman yönetimi, bazıları ise kişisel zaman yönetimi için uygundur.
Pomodoro Tekniği
Zaman yönetiminde en çok kullanılan tekniklerin başında Pomodoro tekniği gelir. Özellikle de pomodoro tekniği ile ders çalışma programı düzenlenmesi yaygındır. Pomodoro tekniği, kişisel gelişim kitapları yazarı olan Francesco Cirillo tarafından tasarlanmıştır. Pomodoro, İtalyanca bir kelime olup Türkçede domates anlamına gelir. Domates burada saati temsil eder. Yani, bu teknik döngüsel bir sistemdir.
Pomodoro tekniğinde kısa aralıklarla çalışmak esastır. 25 dakikaya odaklanılır. 25 dakika çalışma sonrasında 5 dakika mola verilir. Dördüncü 25 dakikada mola süresi 20 dakikaya çıkar. Bu sayede çalışılan konu daha iyi kavranmış olur. Pomodoro sayacı olarak da ifade edilen uygulamalar tekniği uygulamayı kolaylaştırır.
Eisenhower Matrisi
Eisenhower Matrisi, eskiden ABD başkanlığı görevini üstlenen Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilmiştir. Eisenhower kutusu, önceliklendirme matrisi olarak da adlandırılan bu teknik “önemli olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren önemlidir” fikrini savunur. Teknik daha çok iş hayatı için uygundur.
Eisenhower’in tekniği yapılacak işler önceliğine göre kategorize edilir. İşlere acil ve önemli işlerden başlanır. Acil ama önemsiz işler devredilir. Acil olmayıp yapılması gereken işleri planlamak önem taşır. Eisenhower’in zaman yönetimi tablosu şöyledir:
| Acil | Acil değil | |
| Önemli | Hemen yap | Planla |
| Önemli değil | Devret | Yapma |
Kanban Tekniği
Kanban tekniği, Japonların zaman yönetimi tekniği olarak da bilinir. Üretim sektöründe hizmet veren dünyaca ünlü şirketlerin gündeminde yer alan ve yalın üretim tekniği olarak kullanılan Kanban tekniği zaman yönetimi için kritik öneme sahiptir. Kanban tekniğinde Eisenhower’in tekniğinde olduğu gibi yapılacak işler kategorize edilir. Farklı olarak kategori şu şekilde olur: Yapacaklarım, yapmakta olduklarım, yaptıklarım.
Pareto Analizi
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiş olan Pareto analizi, dengesizlik ilkesi ve 80/20 kuralı olarak da bilinir. Pareto ilkesi oranı 75/25 veya 85/15 şeklinde de olabilir. İlkenin prensibi sonuçlar ile etkenleri arasında dengesiz orantı olmasına dayanır. Zamanın %80’ini önemsiz işler için harcamak yerine işin en önemli %202lik kısmına odaklanmak gerekir. Pareto ilkesi örnekler şu şekildedir:
- Bir mağazaya gelen kullanıcı şikayetlerinin %80’i yazılım hatalarının %20’sinden kaynaklanır.
- Bir kütüphanedeki kitapların yaklaşık %20’si tirajın %80’ini oluşturur.
ABC Yaklaşımı
ABC yaklaşımı da diğer zaman yönetimi tekniklerinde olduğu gibi yapılacak işleri kategorize etmeye dayanır. Yaklaşımın temelinde “istediğinizi yapabilirsiniz, fakat her şeyi yapamazsınız” düşüncesi vardır.
| A | Bugün yapılması şart |
| B | Bugün yapılması gerekli |
| C | Bugün yapılabilir |
Covey’in Zaman Yönetimi Matrisi
Dr. Stephen R. Covey tarafından geliştirilen zaman yönetimi tekniğinde yapılacak işler şu şekilde sıralanır:
- Acil ve önemli
- Acil ve daha az önemli
- Acil olmayan ama önemli
- Acil olmayan daha az önemli
Parkinson Yasası
Zamanı verimli kullanmak ve az zamanda çok iş yapmak için kullanılan tekniklerden biri de Parkinson Yasası olarak bilinen tekniktir. Bu teknik İngiliz tarihçi ve yazar Cyril Northcote Parkinson tarafından geliştirilmiştir. Tekniğin dayanak noktası şudur: “Bir iş, daima, bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar” Yani işin teslim süresi ne kadar kısa tutulursa zaman o kadar iyi değerlendirilmiş olur.
Zamanı İyi Kullanmak İçin İpuçları
Zaman yönetimi tekniklerinin ne denli faydalı olduğu yadsınamaz bir gerçektir. Bu teknikleri kullanırken en önemli nokta iş için önem ve öncelik değerlendirmesi yapabilmektir. İşin önemliliğini değerlendirirken amacı baz almalısınız. Sürecin verimli sonuçlanabilmesi için şu 3 noktaya dikkat etmelisiniz:
- Zaman ve kolaylık kazandıran uygulama ve yazılımlardan faydalanın.
- Hayır demeyi öğrenin.
- Kısa veya uzun süreli hedefler belirleyin.
| Amaç | Önem düzeyi | Öncelik sıralaması |
| Kesinlikle yapmak gerekli | Çok önemli | derece öncelik |
| Yapmak gerekli | Oldukça önemli | derece öncelik |
| Yapmak faydalı olur | Önemli | derece öncelik |
| Yapmak gerekmez | Önemsiz | Öncelikli değil |
Zaman Yönetimine Dair En Çok Merak Edilenler
Zaman Yönetimi Ne Demek?
Zaman yönetimi zamanı planlayıp yönetmek anlamına anlamına gelir. Zaman yönetiminde saniye dahil olmak üzere tüm zaman dilimi amaca göre planlanır. İşletmelerde uygulanan zaman yönetiminde asıl amaç çalışan performasını maksimum düzeye çıkararak işletmenin genel verimliliğini artırmaktır. Kişisel zaman yönetimi ise kişinin kendini yönetmek için gösterdiği çabaların bütünüdür.
Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Zaman yönetimi yapmak için bahsettiğimiz tekniklerden yararlanmak gerekir. Zaman tuzaklarına karşı dikkatli olarak, aksilikler olabileceğini göz önünde bulundurup erteleme eğiliminden uzaklaşmak zamanı verimli kullanmayı sağlar.
Zaman Yönetiminin Faydaları Nelerdir?
Zaman yönetimi sayesinde zamanı etkili kullanma mümkün olur. Herkese eşit olarak sunulmuş olan bu değerli kaynağı olabilecek en verimli şekilde kullanmak doğrudan ve dolaylı olarak pek çok açıdan fayda sağlar. Zaman kaybının azalması sayesinde liderlik becerileri gelişir. İşlerin önceliklendirilmesi maliyetin düşmesini sağlar.
Özetle;
Zamanı verimli kullanmak için neler yapılabilir öğrenmeye ihtiyaç duyup araştırma yapanlar zaman yönetimi teknikleri ile karşılaşır. Biz de zaman yönetimi teknikleri konusuna değinerek kaliteli zaman yönetimi yapmayı sağlayabilecek değerli ipuçlarını paylaşmış olduk. İş hayatı için işleri acil ve acil olmayan şeklinde ayırmaya dayanan Eisenhower Matrisi’ni; eğitim hayatında Pomodoro tekniğini kullanmak faydalı olur.
Zaman yönetimi tekniklerini kullanıp paylaştığımız ipuçlarından yararlanarak az strestli, dengeli bir yaşam sürebilirsiniz. “Harekete geçemiyorum” gibi serzenişlerinizin yerini “Ben yapabilirim” alır. Zamanı verimli bir şekilde kullanmak için daha fazla detay, daha fazla püf noktası öğrenmek için zaman yönetimi eğitimi almanızı öneririz.
