Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Nedir?
Büronun kurumsal işleri ve organizasyon süreci ile ilgilenen mesleklerden biri, yönetici asistanlığıdır. Yönetici asistanları, büro yönetimi ve sekreterlik becerilerine sahip olarak kurumsal işleyişinin en iyi şekilde sürdürülmesinden sorumludurlar. Asistanlık görevini yerine getiren meslek çalışanları, büro yönetimi ve sekreterlik bölümünden mezun olabilecekleri gibi yönetici asistanlığı eğitimi alarak da meslek bilgilerine sahip olabilirler. Yönetici asistanı olma yolunda, üniversite eğitimi dışında mesleki bilgi ve becerileri aktaran eğitim seçenekleri de çoğalmaya başlamıştır.
Yönetici Asistanlığı Eğitimi Nedir?
Yönetici asistanlığı eğitimleri; üst düzey yönetici asistanlığı, yönetici sekreterliği, büro yönetimi ve yönetici asistanlığı olarak kategori edilir. Yönetici asistanlığı eğitimi, kurumsal şirket veya işletmelerinin vazgeçilmez iş pozisyonlarından birinin nasıl icra edilebileceğini aktarır. Kursun temel amacı; büro yönetimi dahilinde, işi hakkında bilgi sahibi olan nitelikli personeller yetiştirmektir. Yönetici asistanlığı, iletişimin ve organize etme süreçlerinin genelini ele aldığı için eğitim içerikleri de oldukça geniştir. Yönetici asistanlığı kurs programında, yönetici asistanı veya sekterlerinin görevleri esas alınır ve sıklıkla dosyalama ve raporlama işleri ele alınır.
Yönetici asistanlığı eğitimi genel ders içerikleri şöyledir:
- Yönetici Asistanlığı Mesleği Nedir?
- Sekreter Çeşitleri Nelerdir?
- Yönetici Asistanı Kimdir?
- Yönetici Asistanlığının Özellikleri
- Toplantı Yönetimi
- Yazışma ve Not Alma Teknikleri
- Kurumlarda Organizasyon ve Sunum Aşaması
- Organizasyon ve Sunum Becerileri
- F Klavye Kullanımı
- Beden Dili ve Etkili İletişim
- İş Hayatında İletişim Becerileri
- Telefonda Etkili İletişim Teknikleri
- Ön Muhasebe İşlemleri
- Kurumsal Şirketlerde Protokol Kuralları
- İş Hayatında Kriz İletişimi
- İş Hayatında Stres ve Zaman Yönetimi
- Ofis Programlarının Tanıtımı
- Etkin Dosyalama ve Raporlama Becerisi
Eğitim sonunda kursiyerler, yönetici asistanının bir kurumda ne iş yaptığını öğrenmiş olurlar. Kurstaki gerekli bilgileri öğrendiklerini gösteren sertifikaya da sahip olarak kendi yetkinliklerini kanıtlayabilirler. Eğitim sonrası verilen sertifika ise genel olarak MEB, üniversite veya kurum onaylıdır. Ayrıca kursiyer adayları, yüz yüze yönetici asistanlığı kursları dışında online yönetici asistanlığı kurslarına da yönelebilirler.
Online Yönetici Asistanlığı Kursu İşe Yarar mı?
Fiziksel ortamda gerçekleşen kurslar dışında online eğitim odaklı meslek edindirme kursları da mevcuttur. Online yönetici asistanlığı eğitimi de online ders koşullarına bağlı olarak kursiyere ulaşır. Yüz yüze yönetici asistanlığı kurslarında olduğu gibi online yönetici asistanlığı eğitimlerinde de benzer ders içerikleri yer alır.
Online yönetici asistanlığı kursları genellikle video ders içerikleriyle kursiyere bilgi aktarır. Bununla beraber bazı online eğitim kurumları, canlı ders aşamasını da uygular. Genel itibariyle online yönetici asistanı eğitimi; canlı ders, video ders içerikleri ve PDF kaynaklar ile desteklenir. Eğitimin sonunda ise kurumun anlaşmalı olduğu yerlere göre MEB, üniversite veya kurum onaylı sertifika verilir. Eğitim sürecinde kursiyerler, yönetici asistanının yapması gereken işleri nasıl yapabileceğine göre detaylı ders konuları sunar. Eğitimi tamamlayan kursiyer, yönetici asistanının mesleki bilgilerini ve becerilerini öğrenerek kendine yeni bir kariyer çizebilir.
Yönetici Asistanlığı Eğitimine Kimler Katılabilir?
Yönetici asistanlığı eğitimi, bu meslek hakkında bilgi ve fikir sahibi olmak isteyen herkese açıktır. Kursun dar hedef kitlesi ise yönetici asistanı olmak isteyenlere yöneliktir. Ayrıca kendi işinde dosyalama, raporlama, organizasyon ve sunum becerileri edinmek isteyenler de eğitimden yararlanabilirler. Genel olarak aşağıdaki meslek grupları eğitime katılarak ilgili bilgi ve becerileri öğrenebilirler:
- Sekreterler,
- Hukuk Bürosu Sekreterleri,
- Tıbbi Sekreterler,
- Halkla İlişkiler Çalışanları,
- Kurumsal İletişim Çalışanları,
- Etkinlik Yöneticileri,
- Ön Büro Elemanı- Danışma Görevlisi.
Yukarıdaki meslekleri icra edenler veya daha farklı bir bölümden mezun olanlar, ikinci kariyer hedefini gerçekleştirmek için de eğitime katılabilirler. Meslekte ilerlemek ve uzmanlaşmak için nelere ihtiyaçları olduklarını analiz edebilirler.
Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Sertifikası Ne İşe Yarar?
Büro yönetimi ve önetici asistanlığı eğitim veren kurumlar, kursiyerin kazanımları ölçmek amacıyla sertifika sınavı da uygularlar. Sertifika sınavı uygulamasındaki geçer not ise genellikle en az 50 puandır. Verilen sertifika türü ise üniversite, MEB veya kurum onaylı olabilmektedir.
Kursiyerler, geçer not almaları durumunda yönetici asistanlığı veya üst düzey yönetici asistanlığı sertifikası almaya hak kazanırlar. Sertifikası alan kursiyer, yönetici asistanı arayan kurumlara başvurarak yönetici asistanlığını yerine getirebilir.
Kursiyer, bilgi ve beceri kazanımını belgeleyen sertifika aracılığıyla bu iş için yeterli olduğunu gösterir. Meslek hakkında geniş bilgilere sahip olduğunu gösterirken eğitim aldığını belirterek de mesleki gelişime açık olduğunu ifade eder. Ayrıca mesleğin olmazsa olmaz yetkinlikleri sunum, iletişim, organizasyon ve raporlama işlerine de aşina olduğunu kanıtlar. Genel olarak sertifika, büro yönetim ve yönetici asistanlığı bölümünden mezun olmadan bu iş alanı hakkında bilgi sahibi olunduğunu kanıtlamaya yarar.
Yönetici Asistanlığı Eğitimi Kazanımları
Eğitim sonunda kursiyerler;
- Yönetici asistanlığının nasıl bir meslek olduğunu,
- Yönetici asistanı olmak için gerekli olan bilgi ve becerilerinin neler içerdiğini,
- Büro ve dosya yönetiminin neleri kapsadığını,
- Yönetici veya yöneticileri ile nasıl iletişim kurulması gerektiğini,
- Kurumsal iletişim ve organizasyon sürecinin nasıl yönetileceğini,
- Randevu ve toplantı yönetiminin nasıl düzenlenmesi gerektiğini,
- Telefonda iletişiminin nasıl kurulacağını,
- Etkin beden dili ve etkili iletişim için gerekli unsurların neler olduğunu,
- Yazışma tekniklerinin neler olduğunu,
- Dosya ve raporlama işlerinin nasıl bir düzende yapılacağını,
- Yönetici asistanının kendine katması gereken niteliklerinin neler olması gerektiğini,
- Asistanlık sürecinde zaman yönetiminin nasıl uygulanacağını,
- Kayıt-kabul ve misafir karşılama sürecinden neler yapılacağını,
- İş hayatındaki protokol kurallarının neleri kapsadığını,
- Departmanlar arası iş süreçlerinin nasıl yönetilmesi gerektiğini,
- Yönetici asistanının bilmesi gereken ofis programlarını,
- E-posta yönetiminin nasıl etkinleştireceğini,
- Ofis programlarının iş sürecinden nasıl kullanılması gerektiğini öğrenmiş olurlar.
Yönetici Asistanı Görevleri
Yönetici asistanları, çoğunlukla özel sektöre bağlı kurumsal şirket ve işletmelerde çalışır. Çoğu sektör, yönetici asistanı istihdam eder ve iş tanımına uygun olarak ondan birtakım yetkinlikler ister. Yönetici asistanları, bilgi birikimleri ve yetkinlikleri doğrultusunda iş süreçlerinin iletişim ve organizasyon planları ile ilgilenirler. Genel olarak yönetici asistanından beklenen görev, ilgili süreçlerde yöneticinin planlarını ve organizasyonları ele almaktır. Bununla birlikte ön muhasebe işlemleri, dosyalama ve raporlama işleri ve kurumlar arası yazışmaları da ele alması beklenir. Tüm bu işleri yaparken ise ileri seviye bilgisayar ve ofis programları bilmesi istenir.
Yönetici Asistanı Nasıl Olunur?
Yönetici asistanlığı mesleği için 2 yıllık büro yönetimi ve yönetici asistanlığı veya büro yönetimi-sekreterlik bölümlerinden mezun olmak bir avantajdır. Bununla beraber uzun süreli ve kaliteli bir yönetici asistanlığı eğitimi de yönetici asistanı olmanın bilgi kaynaklarından biridir. Üst düzey yönetici olarak çalışmak için ise ilgili eğitimlere ek olarak asistanlık-sekreterlik deneyimine gerek vardır.
